Módulos comunes
Clientes
La ficha del cliente: contactos, crédito, saldo inicial, compras y exención de impuestos.
Para qué sirve
Clientes, en el grupo Ventas, guarda a quién le vendes: su documento, cómo contactarlo, cuánto crédito le das y todo lo que te ha comprado. Un cliente hace falta para vender a crédito, para un pedido con abonos y para facturar con su nombre. Las ventas de mostrador van a Consumidor Final, que existe en todas las empresas y no se edita ni se elimina.
Antes de empezar
- El permiso Ver clientes para consultar la lista y las fichas, y Gestionar clientes para crearlos y editarlos.
- Si ya tienes tus clientes en una hoja de cálculo, impórtalos de una vez: Cargar tus datos.
La lista
Cada cliente con su Documento, Teléfono, Ubicación, Límite de crédito y Estado. Busca con Buscar por nombre o documento. El menú de cada fila tiene Copiar número, Llamar, Enviar correo y Copiar documento.
Crear un cliente
Pulsa Nuevo cliente. Completa lo que tengas a mano: todo se puede editar después en su ficha. El diálogo tiene pestañas; las que importan son estas.
Identificación
Elige el Tipo: Persona física o Empresa, y el Origen: Nacional o Extranjero (decide si se pide la cédula, el pasaporte o la identificación fiscal). Una persona lleva Nombres y Apellidos; una empresa, Razón social y, si difiere, Nombre comercial. El Documento es opcional. Con Subir foto le pones su foto.
Ubicación y contacto
La Provincia (o el Estado), el Municipio o la Ciudad, la Dirección y una Referencia para llegar: "frente al colmado, casa verde". Luego Teléfono, Teléfono 2, WhatsApp y Correo.
Crédito
- Límite de crédito: lo máximo que puede deberte entre todas sus ventas a crédito. 0 = sin límite: puede comprarte a crédito sin tope (la ficha dice Sin límite). Se revisa en cada venta a crédito.
- Días de crédito: cuándo vence su primera cuota al venderle a crédito. En cero, la venta propone 30 días.
- Lista de precios: si le vendes a precios especiales, elige su lista; si no, Precios de catálogo. Solo aparece cuando tienes listas creadas.
- Cliente activo y unas Notas.
Créalo
Pulsa Crear cliente. Si tu empresa definió campos propios en Configuración, aparecen en la pestaña Extras.
Al editar, Revisar cambios te muestra un resumen de lo que cambiaste antes de guardar.
La ficha del cliente
Arriba, su nombre, su documento y desde cuándo es cliente, con WhatsApp, Llamar, Eliminar y Editar. Debajo, cuatro números: Comprado, Saldo pendiente, Crédito (su límite y sus días) y Última compra.
Las pestañas:
| Pestaña | Qué tiene |
|---|---|
| Datos | Todo lo que llenaste al crearlo. |
| Documentos | Su cédula, un contrato, un pagaré: hasta 10 documentos, cada uno con hasta 5 imágenes o un PDF, Word o Excel de hasta 8 MB. |
| Notas | Lo que pasó con este cliente: una llamada, una promesa de pago. Cada nota queda con tu nombre y la fecha. |
| Contactos | Con quién se habla en su nombre: Nombre, Cargo, Teléfono, Correo. Se agregan con Nuevo contacto. |
| Compras | Sus facturas con su fecha, su Forma de pago, su total y su saldo. |
| Cotizaciones y Pedidos | Lo que le cotizaste y lo que tiene encargado, con sus abonos. |
| Créditos | Cada venta a crédito con sus cuotas, lo pagado y lo que falta. |
| Actividad | Cuándo se creó, se editó o se le agregó una nota o un contacto. |
Según tu tipo de negocio aparecen más pestañas: Vehículos o Equipos en un taller, Citas o Historial clínico con la agenda, y Membresía en un gimnasio o una academia.
Sus créditos y el saldo inicial
La pestaña Créditos lista los Activos, cada uno con sus cuotas, lo Pagado y la Próxima que vence, y debajo el Historial de los ya saldados. Se cobran desde Cuentas por cobrar.
Si el cliente ya te debía antes de empezar con Pixel One, pulsa Registrar saldo inicial en esa pestaña: el Saldo pendiente, las Cuotas, la Frecuencia y cuándo Vence la primera cuota. Queda como un crédito sin factura, sin interés, y se cobra igual que los demás. Este botón lo ve quien tiene Configurar la empresa.
Según tu país
- En Crédito está el Régimen fiscal del cliente, que define cómo se emite su comprobante, y Siempre crédito fiscal: sus ventas empiezan como crédito fiscal (E31) en el punto de venta. Necesita RNC o cédula.
- Con el RNC completo, Buscar (o Tab) trae la razón social de la DGII.
- El recuadro Equifax de la ficha marca lo que falta para reportar un crédito: sexo, estado civil, fecha de nacimiento, nacionalidad, ocupación, dirección y teléfono. Se completa en Datos personales. Todo es opcional.
- Quien tiene Consultar Pixel Data ve la pestaña Pixel Data de una persona con cédula o pasaporte: su historial con otros prestamistas.
Errores comunes
- "La razón social es obligatoria." Una empresa necesita su razón social; una persona, su nombre.
- "Documento inválido." El número no pasa la validación del país. Revísalo o déjalo vacío.
- "No veo el botón Nuevo cliente." Te falta el permiso Gestionar clientes.
- "No puedo editar Consumidor Final." Es el cliente de las ventas de mostrador y no se edita. Crea el cliente con su nombre.
- "Eliminé un cliente y su factura sigue con su nombre." Así debe ser: eliminar lo quita de la lista, pero las facturas que ya lo mencionan lo conservan.
Siguiente paso
Cobra lo que te deben tus clientes: Cuentas por cobrar y cobros.