Módulos comunes
Contabilidad
Catálogo de cuentas, diario, mayor, estados financieros y el cierre de mes y de año.
Para qué sirve
Pixel One lleva tus libros solo. Cada venta, cobro, compra, gasto, movimiento de caja, pago a proveedor o devolución escribe su propio asiento de partida doble en el Libro diario, en el momento en que pasa. Tú no tienes que registrar nada para que la contabilidad esté al día: solo revisarla, registrar lo que las operaciones no registran solas y cerrar cada mes.
Todo está en el grupo Contabilidad del menú: Catálogo de cuentas, Libro diario, Mayor, Estados financieros, Conciliación y Conciliación bancaria.
Antes de empezar
- El permiso Ver contabilidad para mirar los libros. Para registrar asientos manuales, reversarlos, crear cuentas y cerrar meses hace falta Gestionar contabilidad. La plantilla Contabilidad de Invitar a tu equipo trae los dos.
- Tu Asiento de apertura: el efectivo, los bancos y las deudas con que empezaste (Cargar tus datos). Sin él, los saldos arrancan en cero.
Lo que se registra solo
Cada asiento automático lleva su Origen, que en el diario es un enlace al documento que lo escribió. Estos son los más comunes:
| Origen | Cuándo se escribe |
|---|---|
| Factura y Costo de venta | Al emitir una venta: el cobro (efectivo, tarjeta, transferencia o crédito), la venta, los impuestos y, aparte, el costo de lo vendido contra el inventario. |
| Crédito y Cobro de cuota | Al vender a crédito y al cobrar cada cuota, con su interés y su mora. |
| Caja, Apertura de caja y Cierre de caja | Un retiro o un ingreso de caja, y el faltante o sobrante al abrir o cerrar un turno. |
| Entrada de compra y Pago a proveedor | Al confirmar una entrada y al pagarle al proveedor. |
| Gasto | Al registrar un gasto, de caja, de banco, a crédito o de caja chica. |
| Ajuste de inventario | Un ajuste o un conteo físico aplicado. |
| Nota de crédito, Costo devuelto y Anulación | Una devolución, lo que vuelve al inventario y una factura anulada. |
| Abono de pedido y Devolución de abonos | Un abono a un pedido, y lo que se devuelve si el pedido se cancela. |
| Banco | Un depósito, una transferencia, una liquidación de tarjetas o un cargo del banco. |
| Nómina y Pago de nómina | Una nómina aprobada y su pago (solo en República Dominicana). |
Un asiento automático nunca se edita ni se borra. Si el documento estaba mal, se corrige el documento: anulas la factura, el gasto o la entrada, y Pixel One escribe el asiento contrario.
El catálogo de cuentas
Catálogo de cuentas muestra las cuentas como un árbol por Código, con su Tipo (Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso, Costo o Gasto) y su Saldo. Una cuenta de grupo suma las de abajo. Tu empresa empieza con el catálogo de su país, ya listo.
Crea una subcuenta
Pulsa Nueva subcuenta, elige la Cuenta padre y escribe el Nombre. El código viene propuesto y la cuenta hereda el tipo de la padre. Si la padre no tenía subcuentas ni movimientos, pasa a agruparlas.
Edita o elimina
En el menú de cada cuenta: Editar (código, nombre y Activa), Eliminar y Ver mayor. Solo se elimina una cuenta sin movimientos ni subcuentas; si ya se usó, desactívala. Una cuenta inactiva no aparece al registrar asientos.
Las cuentas con candado son Cuenta del sistema: las usan los asientos automáticos. Puedes renombrarlas, pero no desactivarlas ni eliminarlas.
El libro diario
Libro diario lista cada asiento, del más nuevo al más viejo, con su número, Fecha, Descripción, Origen y Monto. Toca una fila para ver sus líneas. Filtra con Buscar por número o descripción, Todos los orígenes y un rango de fechas.
El filtro Manuales en cuentas de control muestra solo los asientos manuales que movieron una cuenta que tiene su propio auxiliar (cuentas por cobrar, por pagar, inventario, bancos, cajas...). Llevan la etiqueta Cuenta de control: es lo primero que revisas si la conciliación no cuadra.
Registrar un asiento manual
Para lo que las operaciones no registran solas: un depósito al banco, un pago de alquiler, un aporte de capital, una depreciación.
Abre el asiento
En Libro diario, pulsa Nuevo asiento. Escribe la Fecha (nunca después de hoy) y la Descripción.
Las líneas
Cada línea lleva una Cuenta y un monto en Débito o en Crédito: al escribir uno, el otro se limpia. Agregar línea propone el monto que falta para cuadrar. Mientras no cuadre, ves "No cuadra" y la diferencia en ámbar.
Regístralo
Cuando dice Cuadra., pulsa Registrar asiento.
Un asiento manual se corrige con Reversar: escribes por qué y Pixel One registra un asiento nuevo, con fecha de hoy, con los mismos montos en los lados contrarios. El original se queda, para que quede la huella. Solo los asientos manuales se reversan.
El mayor
Mayor muestra una cuenta en un rango de fechas: el Saldo anterior, cada movimiento con el saldo después de él y el Saldo final. Elige la cuenta (por ejemplo Caja, un banco o Cuentas por cobrar clientes) y el rango. Se ven cien movimientos por página; los totales y el saldo final son siempre los de todo el rango.
Los estados financieros
Estados financieros tiene cuatro pestañas. Cada total que debe cuadrar lo dice en verde.
Cada cuenta con su saldo anterior, sus Movimientos y su saldo final, en débito y crédito, para el rango que elijas. Abajo, "Cuadra: los débitos suman lo mismo que los créditos".
Cerrar el mes y el año
Un mes cerrado no admite asientos, ni manuales ni automáticos: una venta o un cobro con fecha de ese mes se rechaza. Ciérralo cuando lo hayas revisado.
Cierra el mes
En Estados financieros, Cierre de meses, pulsa Cerrar en la fila del mes. Si hace falta corregir algo, Reabrir te pide el motivo, que queda en el Historial.
Cierra el año
Con los doce meses cerrados, el cuadro Cierre del año activa Cerrar el año: un asiento con fecha 31 de diciembre pasa el resultado del año a Utilidades retenidas. Reabrir el año reversa ese asiento y deja diciembre abierto; los demás meses siguen cerrados.
Conciliación
Conciliación pone cada cuenta de control al lado de los documentos que la respaldan: cuentas por cobrar contra los créditos abiertos, cuentas por pagar contra las entradas y los gastos a crédito, el inventario contra las existencias a su costo, cada caja contra sus turnos, cada caja chica contra su saldo. Cada fila dice En la contabilidad, En los documentos y la Diferencia.
Si todo está bien ves "Todo cuadra". Si una cuenta no cuadra, casi siempre es un asiento manual en esa cuenta: búscalo en el Libro diario con Manuales en cuentas de control. Las tarjetas y las billeteras dicen Sin documentos: se concilian contra el procesador y el banco.
La Conciliación bancaria, el estado de cuenta del banco línea por línea, está en Bancos y métodos de pago.
Según tu país
El catálogo sigue la forma de las NIIF para PyMEs (1 Activos a 6 Gastos), con ITBIS adelantado e ITBIS por pagar. La nómina aprobada escribe su asiento con la TSS, el ISR y el INFOTEP. Los reportes 606, 607 y 608 están en República Dominicana.
Errores comunes
- "No puedo registrar una venta con fecha del mes pasado." Ese mes está cerrado. Reábrelo en Cierre de meses si de verdad hace falta.
- "No cuadra: diferencia de ... en el débito." Las líneas no suman lo mismo en los dos lados. Agregar línea propone lo que falta.
- "No veo Reversar en un asiento." Solo los asientos manuales se reversan. Un asiento automático se corrige anulando su documento.
- "No puedo eliminar una cuenta." Ya tiene movimientos o subcuentas, o es una Cuenta del sistema. Desactívala si no la vas a usar.
- "Cerrar el año está apagado." Faltan meses por cerrar: el cuadro dice cuántos de los 12 están cerrados.
- "No veo Contabilidad en el menú." Te falta el permiso Ver contabilidad.
Siguiente paso
Mira las ventas por producto, por vendedor o por día en Reportes.