Taller mecánico

Para qué sirve#

Esta guía sigue un carro de punta a punta: llega al taller, se recibe con sus fotos, el cliente se lleva su comprobante de retiro, se diagnostica, se presupuesta, el cliente aprueba, se repara y, cuando regresa, se le entrega y se le factura. Todo vive en una orden de trabajo, que es un pedido con vehículo: tiene etapas, presupuesto, aprobación, piezas, fotos y, al final, su factura.

Así avanza cada orden en el tablero:

Antes de empezar#

• Una empresa creada con el tipo de negocio de taller. Si tu menú no muestra Órdenes de trabajo, tu empresa tiene otro tipo de negocio: escribe a soporte.
• Tus servicios de mano de obra y tus repuestos en el Catálogo (Cargar tus datos).
• Tus técnicos como miembros de la empresa (Invitar a tu equipo): aparecen en Técnico.
• Una caja abierta para entregar y cobrar (Tu primer día).

Tu día típico#

1. Llega un cliente: recibes el vehículo y le das la hoja de recepción con su comprobante de retiro.
2. El técnico diagnostica; tú armas el presupuesto y el cliente lo aprueba.
3. Se compran las piezas que faltan y se repara. La orden queda Lista.
4. El cliente regresa: escaneas su comprobante (o lo buscas por placa o nombre), entregas y facturas, y cobras.

El tablero#

Órdenes de trabajo, en el grupo Ventas, muestra cada carro en su etapa: Recibido, Diagnóstico, Esperando aprobación, En proceso y Listo. Debajo, Entregadas recientemente. Filtra por técnico con Todos los técnicos.

1. Recibir el vehículo#

1. Busca el carro o regístralo

   Pulsa Recibir vehículo. Busca por placa, marca, modelo o dueño. Si es la primera vez, pulsa Registrar un vehículo y elige o crea el cliente: Consumidor Final no guarda vehículos.

   

2. Los datos del vehículo

   Placa, Marca, Modelo, Año, Color, el Kilometraje y el VIN / chasis (opcional, 17 caracteres). La placa lo encuentra después en el taller, en el punto de venta y en las órdenes.

   

3. La falla, el millaje y la fecha prometida

   • Falla reportada: lo que dice el cliente, con sus palabras: "ruido al frenar".
   • Kilometraje de entrada: Pixel One te avisa si es menor que el último registro.
   • Prometido para: cuándo se lo entregas.
   • Técnico: quién lo trabaja (o Sin asignar).
   • Notas: lo que deja en el vehículo, golpes a la vista, llaves.

   Pulsa Abrir orden. El presupuesto se arma después del diagnóstico.

   

4. Toma las fotos de antes

   La orden se abre en su ficha. En Fotos del vehículo, elige la Etapa (Antes, Durante o Después), pulsa Agregar fotos y dale a cada una una descripción si quieres: "rayón en la puerta trasera derecha". Hasta 20 por orden.

   

   

   Desde el celular, Agregar fotos abre la cámara: tómalas al lado del carro.

   

   Consejo

   Las fotos de Antes son tu prueba de cómo llegó el carro si el cliente reclama un daño después. El presupuesto y la orden de reparación impresos las llevan.

2. La hoja de recepción y el comprobante de retiro#

En la ficha, Recepción imprime la hoja que el cliente firma al dejar el carro: sus datos, el vehículo, el kilometraje, la falla y las firmas. Al pie, después de la línea Corte aquí, va el comprobante de retiro: el nombre y el teléfono del taller, el número de la orden en grande con su código de barras, el vehículo y la fecha prometida. Córtalo y dáselo al cliente: lo trae para retirar su carro.

Hoja de recepción con comprobante de retiro

Carta · PDF

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Si tienes impresora térmica, Comprobante de retiro imprime solo el comprobante en 80 mm, como un ticket.

Comprobante de retiro

80 mm · PDF

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3. Diagnóstico#

En el panel Taller de la ficha, pulsa Pasar a diagnóstico. El técnico escribe en Diagnóstico lo que encontró y lo que propone; se guarda solo. Cambia el Técnico si hace falta.

4. Presupuesto: mano de obra y piezas#

1. Arma el presupuesto en el punto de venta

   Pulsa Mano de obra y repuestos. La orden se abre en el punto de venta: agrega los servicios de mano de obra y los repuestos del catálogo como en cualquier venta, y guárdala. No se cobra nada todavía.

   

2. Compra la pieza que no tienes

   Si la pieza no está en tu inventario, en Piezas compradas para el trabajo pulsa Comprar pieza:

   • el Proveedor y la pieza (del catálogo, o Pieza nueva (no está en el catálogo));
   • la cantidad, el Costo por unidad, sin impuesto, el Impuesto de la factura y la Factura del proveedor;
   • el Precio al cliente, por unidad. Pixel One te muestra cuánto ganas por unidad y el margen.

   Pulsa Comprar y agregar: la pieza queda como deuda con el proveedor y se agrega a la orden con su propio precio. En el ticket dice Comprada para la orden.

   

3. Pide la aprobación

   Pulsa Pedir aprobación: la orden pasa a Esperando aprobación. Imprime el Presupuesto para el cliente, o díctaselo por teléfono.

   

   Presupuesto

   Carta · PDF

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5. Aprobación con firma o por teléfono#

Pulsa Aprobar presupuesto. Escribe quién lo aprobó en Aprobado por y elige Cómo aprobó:

• Firma aquí: el cliente firma en la pantalla con el dedo o el mouse. La firma se imprime en la orden.
• Por teléfono, Por correo o En persona, sin firma, con una Nota opcional: lo que dijo el cliente.

Pulsa Aprobar. Queda el monto aprobado, el método y la fecha, y la orden pasa a En proceso.

6. Reparar y marcar listo#

Mientras se trabaja, sigue tomando fotos de Durante y Después. Cuando el carro está terminado, pulsa Marcar listo: la orden pasa a Listo. Si algo falta, Devolver al taller la regresa a En proceso.

7. El cliente regresa#

En el celular, el tablero se ve en una columna:

8. Entregar, cobrar y registrar quién se lo lleva#

1. Cobra

   En el punto de venta, revisa el ticket y pulsa Cobrar (F9). Para Tarjeta, cobra en tu terminal (Verifone u otra) y copia del voucher la marca, los Últimos 4 dígitos y el Código de autorización.

2. Llena el cuadro Retiro

   En el mismo cobro está el cuadro Retiro:

   • Quién lo retira: viene con el nombre del cliente; cámbialo si lo busca otra persona.
   • Presentó el comprobante de retiro: viene encendido. Apágalo si no lo trajo y escribe en Nota cómo lo identificaste: "Entregado sin comprobante, identificado por cédula 001-...".

   Pulsa Confirmar.

   

3. Imprime la factura y la orden de reparación

   La factura sale como cualquier venta. En la ficha de la orden, Orden de reparación imprime el trabajo hecho, cada línea marcada como repuesto o mano de obra, el diagnóstico, la aprobación con su firma, las fotos de antes y las firmas.

   

   Factura de la reparación

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   Orden de reparación

   Carta · PDF

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   Orden de reparación

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4. La orden queda entregada

   La orden pasa a Entregado y su ficha dice Retirado por y si fue Con comprobante o Sin comprobante, con la nota.

   

El historial del vehículo#

En la ficha del cliente, la pestaña Vehículos muestra cada carro con su último kilometraje. Cada uno tiene Órdenes, con todo lo que se le ha hecho, y Fotos, con las fotos de todas sus órdenes por fecha.

Lo que sobra de una pieza#

Si compraste una pieza para la orden y no se usó, una vez entregada (o cancelada) la orden elige qué hacer con ella en Piezas compradas para el trabajo: Al inventario para venderla después, o Dar de baja como gasto. Pagar abre el pago al proveedor.

Según tu país#

Errores comunes#

• "Consumidor Final no guarda vehículos." Elige o crea el cliente antes de registrar el carro.
• "La orden volvió a Esperando aprobación." El presupuesto pasó del monto aprobado: apruébalo otra vez.
• "Escaneo el comprobante en el punto de venta y no pasa nada." El ticket debe estar vacío. Vacíalo o usa el buscador del tablero.
• "No encuentro la orden por el teléfono." Escribe al menos 7 dígitos; el formato no importa.
• "No puedo subir más fotos." Una orden admite hasta 20, y una orden cancelada no admite nuevas.

Siguiente paso#

Repasa cómo se cobra en el punto de venta, o las reglas de tu país: República Dominicana o Estados Unidos.