Módulos comunes
Historial y control
Quién hizo qué y cuándo, y quién puede anular o cambiar cada cosa.
Para qué sirve
Dos cosas cuidan tu dinero y tus datos. El Historial guarda quién cambió los accesos, la configuración, los precios y la contabilidad de la empresa, cuándo, desde dónde y qué había antes; nadie lo edita ni lo borra. Y las reglas de anulación: en Pixel One un documento de dinero nunca se borra, se anula con un motivo, y solo lo anula quien tiene el permiso y no fue quien lo registró.
Antes de empezar
- El Historial lo ven solo el dueño y los administradores. No es un permiso que se le pueda dar a un empleado.
- Los permisos de cada persona se dan en Miembros (Invitar a tu equipo).
El historial
Ábrelo
En el grupo Empresa del menú, pulsa Historial. Cada línea tiene la Fecha, Quién lo hizo (con la dirección IP desde donde se hizo), el Área y Qué pasó.
Filtra
Elige un área en Filtrar por área y un rango de fechas. Las áreas son: Miembros y accesos, Invitaciones, Empresa y configuración, Facturación electrónica, Precios de productos, Listas de precios, Ofertas, Asientos reversados, Cierres de mes, Cierres de año y Nómina.
Mira el antes y el después
Pulsa una línea con flecha para ver el detalle: cada Campo con lo que había Antes y lo que quedó Después. Por ejemplo, el Precio de un producto, el Rol o los Permisos de un miembro, o si se activó Vender sin existencia.
Qué queda registrado:
- una persona invitada, cambiada (rol, permisos, bloqueo, sucursales) o quitada, y una invitación revocada;
- los datos y la configuración de la empresa;
- la conexión con la facturación electrónica y las reglas del comprobante en el punto de venta;
- el precio o el costo de un producto, las listas de precios y las ofertas;
- un asiento reversado, un mes o un año cerrado o reabierto, con su motivo;
- una línea de nómina cambiada y un pago de nómina anulado.
Las ventas, los cobros y sus anulaciones no van al historial: quedan en el propio documento. Una factura anulada sigue en Facturas con quién la anuló, cuándo y el motivo.
Quién puede anular qué
Cada anulación pide un motivo y deja el documento a la vista, marcado como anulado. Su asiento se reversa, su inventario vuelve y, si había efectivo, sale de la caja abierta de quien anula.
| Lo que se anula o se cancela | Permiso |
|---|---|
| Una factura, una devolución, un cambio, una corrección de precio | Anular facturas |
| Un recibo de cobro, un cobro de crédito, una nota de crédito | Anular facturas |
| Un retiro o ingreso de caja hecho a mano | Anular facturas |
| Un pedido con abonos | Anular facturas |
| Una cotización | Facturar |
| Un plato ya enviado a la cocina, o una cuenta de mesa | Anular platos enviados |
| Una entrada de compra | Registrar entradas |
| Un ajuste de existencias | Ajustar existencias |
| Un pago a proveedor | Pagar a proveedores |
| Un gasto, una reposición de caja chica | Registrar gastos |
| Un movimiento bancario | Manejar bancos |
| Un cargo de membresía | Gestionar membresías |
| Una reservación de hotel | Recepción |
| Un pago de nómina | Gestionar nómina |
| Reversar un asiento, reabrir un mes o un año | Gestionar contabilidad |
El dueño y los administradores pueden todo lo de la tabla.
Nadie anula lo que registró
Quien registró una factura, un cobro, una nota de crédito, un movimiento de caja, un gasto, un pago a proveedor, un movimiento bancario, una reposición de caja chica o un pago de nómina no puede anularlo él mismo, aunque tenga el permiso. Se lo pide a otra persona con el permiso, al dueño o a un administrador, que lo anula con su propio motivo. En la aplicación el botón ni siquiera aparece. El dueño y los administradores sí anulan lo suyo.
Así un cajero que se equivoca no borra su rastro: el documento queda con quién lo hizo y quién lo anuló.
Según tu país
Anular una factura pide además el Tipo de anulación (608), que va al reporte 608. Con la facturación electrónica (cuando esté disponible), si la factura ya tenía su e-CF, Pixel One pide la nota de crédito electrónica que lo anula. Mira República Dominicana.
Errores comunes
- "No veo Historial en el menú." Solo lo ven el dueño y los administradores.
- "No puedes anular lo que tú registraste: pídeselo a un supervisor." Otra persona con el permiso, el dueño o un administrador debe anularlo.
- "Indica el motivo de la anulación." El motivo es obligatorio.
- "La factura tiene devoluciones; ya no se puede anular." Haz una devolución por lo que queda en vez de anularla (Facturas).
- "Abre tu caja: el efectivo vuelve por ella." Anular algo cobrado en efectivo devuelve el dinero por tu caja: ábrela primero.
Siguiente paso
Revisa los permisos de cada persona en Invitar a tu equipo.