Compras y gastos

Para qué sirve#

El grupo Compras del menú es todo lo que sale hacia afuera: a quién le compras (Proveedores), lo que le pides (Órdenes de compra), lo que llega y sube tus existencias (Entradas), lo que le debes (Cuentas por pagar), lo que gastas fuera de la mercancía (Gastos) y el efectivo para gastos menores (Caja chica). Cada paso queda en la contabilidad solo.

El camino de una compra de mercancía es este:

La orden es opcional: si compras al momento, empieza directo por la entrada.

Antes de empezar#

• Los permisos: Ver proveedores y Gestionar proveedores para los proveedores; Ver entradas de compra y Registrar entradas para órdenes, entradas y cuentas por pagar; Registrar gastos para los gastos y la caja chica.
• Tus productos en el Catálogo (Cargar tus datos).
• Para pagar en efectivo, una caja abierta (Caja y cajas); para pagar por transferencia o cheque, tus Cuentas bancarias (Bancos y métodos de pago).

Proveedores#

1. Crea el proveedor

   En Proveedores, pulsa Nuevo proveedor. El diálogo tiene tres pestañas:

   • Identificación: el Tipo (persona o empresa), el Origen (decide si se pide RNC o identificación fiscal), el documento, la Razón social y el Nombre comercial, y una foto opcional.
   • Ubicación y contacto: dirección, teléfonos y correo.
   • Condiciones: los Días de crédito que te da (0 es contado). De ahí sale la fecha de vencimiento de lo que le compras a crédito.

   Pulsa Crear proveedor.

   

2. Su ficha

   La lista muestra cada proveedor con su documento, teléfono y crédito (Contado o los días). En su ficha ves sus datos y lo editas; si tu empresa definió campos propios, salen en Campos extra.

Órdenes de compra#

Una orden de compra es lo que le pediste al proveedor y a qué costo, antes de que llegue. Lo que llega después se compara con ella.

1. Arma la orden

   En Órdenes de compra, pulsa Nueva orden. Elige el Proveedor, la fecha en que Se espera, escribe las Notas para el proveedor y agrega cada producto con Agregar producto: la Cantidad y el Costo unitario acordado. Pulsa Guardar borrador.

   

2. Envíala

   Un borrador se edita en su misma página. Cuando esté lista, Imprimir la saca en una hoja carta para el proveedor y Marcar enviada la deja esperando la mercancía.

   

3. Recíbela

   Cuando llega el camión, pulsa Recibir: se abre una entrada en borrador con lo que falta por llegar y los costos acordados. La sigues en el paso siguiente. Cada línea de la orden muestra lo Pedido y lo Recibido; si llega en dos viajes, la orden queda Recibida en parte hasta completarse.

En la lista, Por recibir muestra las órdenes enviadas o recibidas en parte. Las demás pestañas son Todas, Borradores, Recibidas y Canceladas. Cancelar pide un motivo: lo que ya llegó se queda y lo que falta deja de esperarse.

Entradas de compra#

La entrada es lo que llegó de verdad. Al confirmarla se crean los lotes y suben las existencias.

1. Registra lo que llegó

   Desde una orden con Recibir, o en Entradas con Nueva entrada si compras sin orden. Llena el Proveedor, la Fecha de recepción, la Factura del proveedor (su número, para encontrar el papel después) y la Sucursal donde entra la mercancía. Agrega cada línea con su Cantidad y su Costo unitario. Para un producto con lotes, escribe el Lote o déjalo en Automático; uno perecedero pide su Vencimiento. Pulsa Guardar borrador.

   

2. Confírmala

   Revisa el borrador y pulsa Confirmar entrada. Se crean los lotes, suben las existencias y la deuda entra a Cuentas por pagar, con su vencimiento según los días de crédito del proveedor. Si la entrada trae más de lo pedido, una línea que la orden no tenía u otro costo, Pixel One te muestra las diferencias y pide Confirmar de todos modos.

   

Cuentas por pagar#

Cuentas por pagar reúne lo que le debes a cada proveedor por las entradas confirmadas, los gastos a crédito y los saldos iniciales, por antigüedad: Al día, 1-30 días, 31-60 días, 61-90 días y Más de 90. Arriba ves el total Por pagar, lo Vencido y lo de Más de 90 días.

1. Paga

   En la fila del proveedor, pulsa Pagar. Marca los documentos que pagas y escribe el Monto a pagar: si es menos que el total, es un abono que cubre primero lo que vence antes.

2. Elige la forma de pago

   En Forma de pago: efectivo sale de tu caja abierta; transferencia, tarjeta o cheque salen de la cuenta bancaria que elijas (el cheque pide su Número de cheque). Escribe la Referencia y pulsa Pagar.

   

3. Imprime el comprobante

   Al pagar se abre el Comprobante de pago para imprimir, con espacio para Recibido conforme. Lo reimprimes en la pestaña Pagos, donde también se anula un pago con su motivo: lo pagado vuelve a deberse.

¿Ya le debías a un proveedor antes de usar Pixel One? Regístralo con Saldo inicial: el proveedor, la Factura o referencia, el monto y cuándo Vence.

Gastos#

Un gasto es lo que la empresa paga fuera de la mercancía: luz, alquiler, combustible, una reparación.

1. Registra el gasto

   En Gastos, pulsa Nuevo gasto. Llena la Fecha, la Cuenta (a qué se fue el dinero, del catálogo de cuentas), la Descripción, el Proveedor (opcional, salvo a crédito) y la Factura del proveedor, y el monto.

2. Cómo se pagó

   En Cómo se pagó eliges:

   • efectivo: sale de tu caja abierta;
   • transferencia o Tarjeta de débito: sale de la cuenta bancaria que elijas;
   • A crédito: queda como deuda con el proveedor en Cuentas por pagar;
   • Caja chica: sale del fondo que elijas (ves lo que tiene).

   Adjunta el Comprobante (foto o PDF) y pulsa Registrar.

   

La lista muestra los gastos del rango (este mes al abrir), lo Gastado y el total Por cuenta. Un gasto no se edita: Anular con su motivo reversa el asiento y, si fue en efectivo, el dinero vuelve a tu caja abierta. Luego regístralo otra vez.

Caja chica#

La caja chica es un fondo fijo de efectivo para gastos menores, con su responsable. Cuando baja, se repone hasta el monto fijo.

1. Crea el fondo

   En Caja chica, pulsa Nueva caja chica: el Nombre, el Monto fijo (lo que debe tener cuando está completa) y el Responsable, quien guarda el efectivo y los comprobantes. Pulsa Crear caja chica. Empieza vacía.

   

2. Ponle el dinero con Reponer

   Reponer propone lo que le falta para volver al monto fijo. En De dónde sale elige Cuenta bancaria o Mi caja abierta.

3. Registra cada gasto

   Registrar gasto abre el mismo diálogo de gastos con Caja chica como forma de pago. Un gasto mayor de lo que tiene el fondo no se acepta: repónla primero. Cuando el fondo baja de la cuarta parte, la tarjeta dice Por reponer.

   

La ficha del fondo muestra cada Gasto y Reposición con el saldo después de cada uno, y se exporta a CSV.

Según tu país#

Errores comunes#

• "La entrada no sube las existencias." Sigue en borrador: ábrela y pulsa Confirmar entrada.
• "No puedo anular la entrada." Algo de ella ya se vendió o se pagó. Usa Devolver al proveedor.
• "Un producto perecedero necesita fecha de vencimiento." Escribe el Vencimiento del lote en la línea.
• "Un gasto a crédito no me deja guardar." A crédito necesita el proveedor.
• "No me deja pagar en efectivo." Abre tu caja primero; y un pago en efectivo no puede ser mayor de lo que hay en la gaveta.
• "La caja chica no acepta el gasto." Tiene menos de lo que gastas: pulsa Reponer.

Siguiente paso#

Lo que se mueve entre la caja y el banco: Caja y cajas y Bancos y métodos de pago.