Gimnasio, academia y agencias

Para qué sirve#

Las Membresías cobran lo mismo cada periodo: la mensualidad del gimnasio, la cuota del colegio, el retainer de la agencia. Creas los planes, inscribes a cada cliente en uno y Pixel One genera una cuota al empezar cada periodo. Ves quién está Al día y quién Debe, y cobras las cuotas en el punto de venta.

Una cuota no es una factura ni una cuenta por cobrar hasta que se cobra: se genera, espera, y se factura el día que el cliente paga.

A qué negocios aplica#

Estos tipos de negocio traen Membresías en el menú:

La academia y la agencia solo venden servicios: el menú no muestra Zonas ni Entradas. El campo Plan del gimnasio es un dato de la ficha; lo que se cobra es la membresía.

Antes de empezar#

• Un servicio en el catálogo para cada plan, como "Mensualidad": sus impuestos se aplican a cada cuota.
• Para crear planes e inscribir, el permiso Gestionar membresías; para solo mirar, Ver membresías.
• Una caja abierta para cobrar (Tu primer día).

Tu día típico#

1. Llega un cliente nuevo: lo inscribes en su plan desde hoy y cobras su primera cuota.
2. Llega uno que ya es miembro: al elegirlo en el punto de venta, ves si Debe cuotas y las agregas al ticket con un toque.
3. Revisas Membresías, filtro Deben: quién está atrasado y cuánto falta por cobrar.
4. A quien se va de viaje, le pausas la membresía; a quien se da de baja, la cancelas.

1. Crea los planes#

1. Un plan nuevo

   En Membresías, pulsa Planes y luego Nuevo plan. Llena el Nombre ("Mensual con clases"), Cada (Mensual, Trimestral o Anual), el Precio y Se factura como: el servicio del catálogo. Cada periodo es una cuota.

   

2. La lista de planes

   Cambiar el precio afecta las cuotas que se generen desde ahora; las ya generadas no cambian. Un plan que ya no ofreces se edita y se desmarca Activo (se ofrece para nuevas membresías).

   

2. Inscribe a un cliente#

1. Nueva membresía

   En Membresías, pulsa Nueva membresía. Elige el Cliente, el Plan y Desde cuándo. Pulsa Crear.

   

2. Lo que debe desde el inicio

   Las cuotas vencidas desde el inicio quedan pendientes de cobro. Si inscribes a alguien desde hace dos meses, debe ya esos periodos. El inicio puede estar hasta dos años atrás o adelante. Consumidor Final no se inscribe: elige o crea el cliente.

3. Quién debe#

Membresías lista cada membresía con su cliente, su plan, Desde, el Próximo cobro, lo que Debe y su estado: Al día o Debe con el número de cuotas. Arriba, Por cobrar suma las cuotas vencidas y pendientes de lo que estás viendo.

Filtra con Todas, Deben, Activas, Pausadas o Canceladas, o busca por cliente o plan.

4. Cobra las cuotas#

1. Desde la membresía

   Toca la membresía: ves cada cuota con su periodo, su monto y su estado (Pendiente, Pagada o Perdonada). Marca las que paga y pulsa Cobrar con el total. El punto de venta se abre con ellas.

   

2. O desde el punto de venta

   Al elegir en el punto de venta un cliente que debe, aparece Debe 2 cuotas · Agregar al ticket. Púlsalo y las cuotas entran como líneas, cada una con su periodo. Puedes vender algo más en el mismo ticket, una bebida por ejemplo.

3. Confirma

   Cobra como cualquier venta (Punto de venta). Las cuotas quedan Pagadas y la membresía, Al día. Si se anula la factura, se deben otra vez.

   

El monto de una cuota no se cambia en el ticket, y un ticket con cuotas solo se cobra: no se guarda como pedido ni como cotización. Para no cobrar una cuota, perdónala.

Pausar, cancelar y perdonar#

En el menú ... de cada membresía:

• Pausar: los periodos de la pausa no se cobran; lo que debía antes se sigue debiendo. Reanudar la activa otra vez.
• Cancelar: pide un Motivo. Deja de generar cuotas; lo que ya debe se sigue debiendo.

Dentro de la membresía, Perdonar en una cuota la quita de lo que debe (una cortesía, un error), con su motivo.

La ficha del cliente tiene la pestaña Membresía, con su plan y sus cuotas.

Errores comunes#

• "No aparece el plan al inscribir." El plan no está activo. Edítalo en Planes.
• "No puedo inscribir a Consumidor Final." Una membresía es de un cliente con nombre: elige o crea el cliente.
• "No puedo cambiar el monto de la cuota en el ticket." Es así a propósito. Si cobras menos, perdona la cuota y vende el monto aparte, o cambia el precio del plan para las cuotas siguientes.
• "No veo el aviso de cuotas en el punto de venta." Solo sale en una venta normal, no cuando estás cobrando una cita, una cuenta, una cotización o un pedido.
• "Cambié de cliente y se fueron las cuotas." Las cuotas son del cliente que estaba; al cambiarlo, se quitan del ticket.

Siguiente paso#

Repasa cómo se cobra en el punto de venta, o cómo se cierra la caja en Tu primer día.