Inventario

Para qué sirve#

Existencias te dice cuánto hay de cada producto, cuánto vale a costo y qué hay que reponer. Las existencias se mueven solas: entran con cada entrada de compra y salen con cada venta. Esta página es para lo demás: lo que se rompe o se pierde (ajustes), lo que cuentas en el estante (conteo físico), los lotes con su vencimiento y la mercancía que pasa de una sucursal a otra (transferencias).

Nada se edita ni se borra: cada movimiento queda en el Kardex del producto y en la contabilidad, y una corrección es otro movimiento.

Antes de empezar#

• Tus productos en el Catálogo, con Controla existencias encendido (Catálogo). Los servicios no llevan existencias.
• El permiso Ver existencias para consultar, y Ajustar existencias para ajustes, conteos y transferencias. Crear sucursales pide Configurar la empresa.
• Lo que ya tenías al empezar entra con la importación de productos (Cargar tus datos) o con un ajuste de Inventario inicial.

La pantalla de existencias#

Existencias, en el grupo Inventario, muestra el Valor del inventario a costo y cada producto con su Existencia, lo que está En pedidos (prometido en pedidos pendientes), su Mínimo, Costo, Valor y Lotes. Las vistas de arriba filtran Todos, Bajo el mínimo, Agotados y Vencen en 30 días; con varias sucursales eliges una o Todas las sucursales.

La pestaña Ajustes y conteos lista todos los ajustes y conteos con su estado. El historial completo de un producto, movimiento por movimiento, está en el Kardex de su ficha.

Ajustar existencias#

Para lo que se rompe, se pierde, vence o usa la empresa.

1. Abre el ajuste

   En Existencias, pulsa Ajuste. Elige la Sucursal (si tienes varias) y el Motivo:

   Motivo	Cuándo
   Merma	Se perdió o se evaporó.
   Daño	Se rompió o no se puede vender.
   Vencimiento	Pasó su fecha.
   Uso interno	Lo usó la empresa; va a gastos.
   Corrección	Arreglar un error de cantidad.
   Inventario inicial	Lo que ya había al empezar; entra con su costo.

2. Agrega los productos

   Pulsa Agregar producto, búscalo y escribe la cantidad que Sale (o que Entra, para una corrección o un inventario inicial). Si el producto controla lotes, elige el Lote; lo que entra puede ir a un Lote nuevo con su código y su fecha de vencimiento. Ves el Valor del ajuste a costo.

   

3. Regístralo

   Escribe una Nota si hace falta y pulsa Registrar ajuste. Las existencias cambian al momento y el ajuste queda en el kardex y en la contabilidad.

Conteo físico#

Para comparar lo que dice el sistema con lo que hay de verdad en el estante.

1. Empieza el conteo

   En Existencias, pulsa Conteo físico. Se cuenta la sucursal que tienes filtrada, o la principal. El conteo queda En curso con cada producto y su existencia Según sistema.

2. Escribe lo que contaste

   En Contado, escribe lo que hay de cada producto (o de cada lote). Busca con Buscar producto o lote. Lo que dejes en blanco no se toca, así que puedes contar solo un pasillo. Ves el Movimiento y su Valor antes de aplicar. Pulsa Guardar para seguir otro día.

   

3. Aplícalo

   Pulsa Aplicar conteo: las diferencias se ajustan con el motivo Conteo físico y el conteo queda Aplicado. Descartar borra un conteo que no aplicaste.

Lotes y vencimiento#

Un producto con Controla lotes guarda cada entrada como un lote, con su proveedor, su costo y, si es Perecedero, su fecha de vencimiento. Una farmacia, un supermercado o una agropecuaria empiezan con los productos nuevos así.

• De dónde salen. Cada lote nace al confirmar una entrada de compra, donde escribes su código y su vencimiento (Compras y gastos), o con un ajuste que entra a un Lote nuevo.
• El orden de venta (FEFO). Al vender, sale primero el lote que vence antes; los que no vencen, al final; entre iguales, el que llegó primero. Cada línea del ticket dice Lote: FEFO; pulsa ahí para elegir otro lote, el que tienes en la mano.
• Un lote vencido no se vende, ni por FEFO ni eligiéndolo. Sácalo con un ajuste de Vencimiento.
• Qué vence pronto. La vista Vencen en 30 días de Existencias, y la tabla Lotes de la ficha del producto, con su Vence, Proveedor, Costo y lo que queda En mano.
• Las devoluciones regresan al lote de donde salieron, a su mismo costo.

Sucursales#

Cada sucursal lleva sus existencias y sus cajas; los clientes, los productos y los precios son de toda la empresa. Con una sola sucursal, Pixel One no te pregunta por ella en ninguna pantalla.

1. Crea la sucursal

   En Sucursales (grupo Empresa), pulsa Nueva sucursal y escribe su Nombre, dirección y Teléfono. El nombre y la dirección salen impresos en las facturas que vende. Tu plan permite hasta 3 sucursales activas, contando la principal; al llegar, el botón se desactiva y te dice por qué.

   

2. Dale cajas y personas

   Asígnale cajas (Caja y cajas) y, en cada miembro, las sucursales que puede usar (Invitar a tu equipo).

3. Pásale mercancía

   Con una transferencia, abajo.

Transferencias entre sucursales#

1. La transferencia

   En Transferencias, pulsa Nueva transferencia. Elige de dónde Sale de y a dónde Entra a, agrega los productos con su Cantidad y, si quieres, una Nota (quién lo lleva, en qué vehículo). En un producto con lotes, el lote viene en El que vence primero; puedes elegir otro.

   

2. Transfiere

   Pulsa Transferir. La mercancía sale de una sucursal y entra en la otra al mismo tiempo, a su costo, y cada lote conserva su vencimiento.

3. Imprime el conduce

   En la transferencia, Imprimir conduce saca la lista con los espacios Despachado por y Recibido por para firmar.

   

Según tu país#

Errores comunes#

• "No hay existencias suficientes de X..." Al vender, la sucursal no tiene lo que pide el ticket; el mensaje dice si hay en otras sucursales. Pásalo con una transferencia o corrige el conteo.
• "Ese producto se maneja por lotes: elige el lote, o indica el código de un lote nuevo." En un ajuste, cada línea de un producto con lotes nombra su lote.
• "Un lote nuevo de un producto perecedero necesita fecha de vencimiento." Y no puede entrar ya vencido.
• "El lote indicado está vencido; no se puede vender." Sácalo con un ajuste de Vencimiento.
• "Hace falta una segunda sucursal." Las transferencias necesitan dos: crea otra en Sucursales.
• "La sucursal tiene cajas activas; desactívalas o muévelas antes." Y la sucursal principal no se puede desactivar.

Siguiente paso#

Repón lo que falta: Compras y gastos.